Bir işin süresini tahmin etmeyi öğrenmek

Bir işe başlarken içinden bir süre söylersin. Yarım saat der, bir saat sürer. Bir saat dersin, öğleden sonraya taşar. Bu kayma, tek başına tembellik değildir. Süre tahmini, tekrar edilmezse düzelmeyen bir alışkanlıktır. Kötü tahmin, takvimi iyimser yapar. İyimser takvim ise akşamı borçlu bitirir.

Bu yazı, tahmini utanç aracı değil, karşılaştırma aracı haline getirmeyi anlatır. Kesin bir formül yok. Bir haftalık dürüst not, bir yıllık genel öğütten daha çok işe yarar.

Tahmin neden kısa kalır

İşi zihinde pürüzsüz görürüz. Açılış, dağılma, bir soru sorma, dosyayı arama, son bir kontrol. Bunlar asıl işin yanında küçük durur ve toplama katılmaz. Toplanmayınca süre eksik kalır. Eksik süre, bir sonraki güne de aynı iyimserlikle yazılır.

Bir de bitmiş hali hayal etmek kolaydır. Yarım kalmış hali, yani arama ve düzeltme, hayalde yer tutmaz. Tahmin, bitmiş resmi ölçer. Gerçek ise yoldaki pürüzleri de sayar.

Tek bir sayı yazmak

Her iş için tek süre yaz. Aralık yazmak, sonra en küçük ucu seçmene yarar. Kırk dakika ile doksan dakika arası demek, takvime kırk yazmakla bitebilir. Tek sayı, karşılaştırmayı mümkün kılar.

Sayıyı başkasına söz gibi söylemek zorunda değilsin. Önce kendine söyle. Kendine söylediğin sayı ile başkasına verdiğin söz ayrı olabilir. Sözü, kendi tahmininden biraz geniş tutmak, gecikme özrünü azaltır. Bu, süreyi şişirip boş durmak için değildir. Görünmeyen pürüz için yer bırakmaktır.

Geçişe yer bırakmanın hali nefes payı yazısında duruyor. Haftayı bu tahminlerle kurmak ise sade haftalık plan yazısında.

Bitince gerçek süreyi yazmak

İş bitince tek satır ekle: tahmin şu, gerçek bu. Uzun açıklama gerekmez. Bir hafta sonra satırlara bak. Hep aynı yönde mi kayıyor, yoksa bazı işlerde isabetli misin?

Kayma hep aynı yöndeyse, bir sonraki tahminine bu farkı ekle. Eklemeyi ceza gibi yapma. Daha doğru bir başlangıç sayısıdır. Bazı işlerde isabetliysen o işleri ayrı tut. Her şeye aynı payı eklemek, isabetli olduğun yerde boşluk üretir.

İşin türüne göre ayırmak

Yazmak, toplantı, yol, ev işi aynı hızda ilerlemez. Toplantı saati genellikle bellidir. Yazının süresi ise başlangıç cümlesine göre şişer. Ev işi, dağınıklığın derecesine bağlıdır. Türleri aynı listeye tek sütun gibi yazarsan örüntü görünmez.

Bir haftalık notta işin adının yanına türünü de koy. Sonra yalnızca yazı satırlarına bak, yalnızca yol satırlarına bak. Tür içinde tekrar eden bir kayma varsa, o türün tahmini düzelir. Tüm hayatın için tek bir çarpan aramak gerekmez.

Tahmini kimliğe bağlamamak

Süreyi uzun tuttum, demek ki yavaşım. Kısa tuttum, demek ki dağınığım. Bu cümleler tahmini öğrenmeyi durdurur. Süre, ahlak notu değildir. Bir işin bu koşullarda ne kadar sürdüğüdür.

Koşullar değişince sayı da değişir. Yeni bir konu, ilk kez yapılan bir iş, bölünen bir öğleden sonra. Bunlarda eski sayın tutmayabilir. Tutmayınca kendini değil, koşulu not et. Koşul notu, bir sonraki benzer günde daha isabetli seçmene yardım eder.

Sık sorulan sorular

Her küçük işin süresini yazmalı mıyım?

Hayır. Günün üç önemli işi yeter. Her çay molasını ölçmek, tahmini değil yorgunluğu büyütür.

Tahminim sürekli uzun çıkıyorsa ne yapmalıyım?

Bir sonraki benzer işe, gördüğün farkı ekle ve işi parçala. Parça küçülünce hem tahmin hem bitirme kolaylaşır.

Başkasına süre söylerken kendi tahminimden kısa mı söyleyeyim?

Kısa söylemek riski artırır. Kendi tahminini bir miktar genişleterek söylemek, sözünü daha tutulur kılar. Genişletmeyi boş zaman üretmek için kullanma.